HR-chefer: Situationen kalder på synlige og tilgængelige ledere

Det er for mange en helt ny virkelighed. Kontoret er skiftet ud med spisebordet, frokostordningen er skiftet ud med, hvad der lige er i køleskabet, og den fokuserede arbejdstid er på blot en uge blevet en elegant dans mellem hensyn til ægtefællens Skype-møder og opmærksomhed til ungerne på den ene side og egne opgaver og møder på den anden. 

Coronakrisen har vendt det danske arbejdsmarked på hovedet, og det mærker man også hos landets advokathuse. Derfor har vi på K-News spurgt HR-cheferne fra en lang række af landets store advokathuse om, hvordan de og deres medarbejdere styrer gennem krisen.

Sara Jursic, HR-chef hos Gorrissen Federspiel

I hvor højt omfang arbejder jeres medarbejdere hjemmefra?

"Vi har opfordret alle vores medarbejdere til at udføre deres arbejde hjemmefra, og det gør de stort set alle sammen. Vores it-infrastruktur understøtter fjernarbejde, så det har været relativt nemt at omstille os til hjemmekontor."

Hvilke udfordringer oplever I, at jeres medarbejdere sidder med, når de ikke kan møde på kontoret?

"Indtil videre har det fungeret fint uden de store udfordringer."

Hvad betyder den her situation for jeres rekruttering? Står den stille eller har i jobsamtaler online?

"Vi har valgt at udskyde vores samtaler, men er fortsat i dialog med vores kandidater."

Hvilken betydning har den nuværende situation på trivslen på arbejdspladsen?

"Det kan vi ikke sige noget om endnu – men vores medarbejdere håndterer den nye hverdag godt, og vi fornemmer en god ånd rundt om i de virtuelle teams."

Hvad er dit bedste råd/tips/tricks til at opretholde gejsten og produktiviteten?

"Det er svært at pege på ét råd eller ét initiativ. Men det er afgørende, at medarbejdernes nærmeste leder er synlig, tilgængelig og klar til at understøtte medarbejderne – og her er det meget individuelt, hvordan det håndteres i de forskellige teams. Nogle teams har daglige skypekald, andre efter behov. Vores managing partner har også indført et nyt initiativ, hvor han dagligt sender en orientering ud til alle medarbejdere med en status på, hvordan det står til på tværs af organisationen, hvad vi fokuserer på, hvor han orienterer om nye tiltag i relation til coronavirus osv. Med andre ord, en orientering om stort og småt i relation til medarbejdernes hverdag og deres arbejdsplads. Dette initiativ har vores medarbejdere været enormt glade for." 

Lene Kahl, direktør for HR, Viden og Kommunikation hos Kammeradvokaten

I hvor højt omfang arbejder jeres medarbejdere hjemmefra?

"Langt hovedparten af vores medarbejdere arbejder hjemmefra. Der er nogle få kritiske og (bl.a. it-tekniske) støttefunktioner, som har behov for at være fysisk på arbejde for, at hovedparten af firmaet kan arbejde hjemme i denne tid. Det er vigtigt for os fortsat at kunne hjælpe vores kunder, samtidig med at vi selvfølgelig tager situationen omkring smittefare dybt alvorligt ved at efterleve myndighedernes retningslinjer om at blive hjemme".

Hvilke udfordringer oplever I, at jeres medarbejdere sidder med, når de ikke kan møde på kontoret?

"Det hele er jo en tilvænningsopgave. Vi er vant til at arbejde i teams, i tæt samarbejde med kunder og kolleger. Den nye situation har krævet, at vi på meget kort tid har skullet omlægge arbejdsformer, kommunikationsformer m.m. Heldigvis er firmaets sagsløsning digital, så dette har ikke været en hindring.”

Hvad betyder den her situation for jeres rekruttering? Står den stille eller har i jobsamtaler online?

"I branchen ansættes mange af de yngre jurister i hold, og samtaler med studenter og fuldmægtige havde vi heldigvis lige afsluttet. Men vi har allerede erfaringer med at afholde samtaler digitalt, så det kommer vi også til, hvis nedlukningen af Danmark trækker ud, og vi har aktuelle behov.”

Hvilken betydning har den nuværende situation på trivslen på arbejdspladsen?

”Kommunikation og fokus på samhørighed er vigtigt i denne tid, hvor vi sidder spredt. Heldigvis bruger de fleste af os allerede i dag de sociale og digitale medier til at kommunikere med og skabe overblik over opgaver, ligesom intranettet er en gave i denne tid. Situationen kræver meget af firmaets ledere, som konstant skal tjekke ind ved medarbejderne, bl.a. for at motivere og koordinere – og som topledelse skal vi også sørge for at informere, skabe indsigt og igangsætte diverse tiltag, så fællesskabet fortsætter. En del af vores medarbejdere har allerede taget initiativer til ”Del din udsigt” (billeder hjemmefra), virtuel mikrotræning for at holde kroppen i gang, og jeg ved, at mange lige siger god weekend med en virtuel øl med kollegerne fredag eftermiddag. Samtidig har vi fokus på det hele menneske i forhold til, at mange er hjemme med børn, ligesom nogle kan have – eller få – syge familiemedlemmer.”

Hvad er dit bedste råd/tips/tricks til at opretholde gejsten og produktiviteten?

 ”Vi har stærkt fokus på god ledelse. Løbende, klare udmeldinger fra topledelse og nærværende mellemledelse, hvor man jævnligt tjekker ind – ikke kun på mailen, men også med ansigt og stemme på. Og så opfordrer vi medarbejderne til at støtte hinanden, f.eks. ved at medarbejderne i teams arbejder forskudt, for at alle kan få det hele til at hænge sammen, samtidig med at vi fortsat løser opgaver for vores kunder.”

Manuela Munkholm, HR-chef hos DLA Piper

I hvor højt omfang arbejder jeres medarbejdere hjemmefra?

"Vi har opfordret alle medarbejdere, som har mulighed for det, til at arbejde hjemme. Vi støtter naturligvis op om regeringens opfordring til at minimere smitten."

Hvilke udfordringer oplever I, at jeres medarbejdere sidder med, når de ikke kan møde på kontoret?

"Vi har udvist rettidig omhu ved at sikre, at alle medarbejdere har en laptop, og vi fik desuden sikret ekstra kapacitet på vores netværk i god tid. Vi oplever derfor ingen tekniske udfordringer. Det eneste vi savner er vores gode kolleger i hverdagen.

Vi tilbyder dog en række virtuelle platforme, vores medarbejdere kan være sociale på, og der meldes ind på daglig basis.

Den største udfordring for mange medarbejdere lige nu er at hjemmeundervise børnene samtidigt med, at man arbejder og afholder telefonmøder."

Hvad betyder den her situation for jeres rekruttering? Står den stille eller har i jobsamtaler online?

"Vi har en løbende kontakt med alle vores kandidater og arbejder stadig med rekruttering på de præmisser, vi kan.

Vi afholder dog ikke fysiske samtaler, men vi har virtuelle møder med de rekrutteringer, der var i gang og haster."

Hvilken betydning har den nuværende situation på trivslen på arbejdspladsen?

"Der er en god trivsel, og vi følger løbende op på, hvordan medarbejderne trives på hjemmekontoret.

Vi har sikret, at der afholdes daglige møder i de forskellige afdelinger og teams, hvor der både fokuseres på det faglige – produktionen – og det sociale.

Vi har senest tilbudt medarbejderne virtuel meditation hver morgen, så tankerne samles og man er klar til en ny dag, selvom rammerne er i det private hjem."

Hvad er dit bedste råd/tips/tricks til at opretholde gejsten og produktiviteten?

"Det vigtigste for trivslen er en daglig social kontakt med kolleger og leder.

Det er også vigtigt, at man får indarbejdet nogle gode rutiner med pauser og bevægelse. Vi sender løbende tips og tricks ud til alle medarbejderne om, hvordan man etablerer en ”normal” hverdag i denne situation.

Afslutningsvis opfordrer vi til, at man så vidt muligt indretter en god arbejdsstation, hvor man kan have en god arbejdsstilling.

Vi oplever generelt, at trivslen blandt vores kolleger er god."

Birgitte Brix Bendtsen, Head of People & Development hos Kromann Reumert

I hvor højt omfang arbejder jeres medarbejdere hjemmefra?

"Hos Kromann Reumert er vi langt med digitaliseringen. Vi fulgte regeringens anvisninger og gik uden problemer over til, at ca. 90 % af vores medarbejdere arbejder hjemmefra. En operation, der er understøttet af vores IT-systemer og digitale værktøjer samt vores medarbejderes store fleksibilitet og løsningsorienterede tilgang. Derfor kan vi fortsat servicere vores kunder og samarbejdspartnere - det sker bare gennem digitale værktøjer og fra hjemmekontorerne."

Hvilke udfordringer oplever I, at jeres medarbejdere sidder med, når de ikke kan møde på kontoret?

"Meget af vores arbejde foregår jo foran computerskærmen eller via møder. Vi har iværksat procedurer og ordninger, så vi fortsat og uændret kan servicere vores klienter. Arbejdet udføres blot hjemmefra og via telefon- og skypemøder. Det fungerer fint i denne ekstraordinære situation. Vi er som sådan ikke afhængige af at møde ind på kontoret, men det er klart, at vi alle savner den særlige samarbejdsglæde og det stærke arbejdsfællesskab, som vi oplever på kontoret."

Hvad betyder den her situation for jeres rekruttering? Står den stille eller har i jobsamtaler online?

Vi gennemfører jobsamtaler over Skype.

Hvilken betydning har den nuværende situation på trivslen på arbejdspladsen?

"Det er klart, når vi i denne situation skal rykke sammen ved at holde afstand, så kan det påvirke trivslen. Vi er vant til en åben dør-politik på kontoret, hvor vi løbende sparrer med hinanden og udveksler viden og gode idéer. Samtidig med at opretholde en arbejdsdag, skal vi alle sammen også balancere vores tid i forhold til familie og evt. børn, der er hjemme fra skole samt forholde os til, hvad der sker i verden i denne alvorlige situation. Det er en ny situation for alle, og det har vi stor forståelse for.

Jeg oplever, at mine kolleger udviser stor fleksibilitet, omstillingsevne og idérigdom i forhold til at bevare og styrke trivslen og arbejdsglæden. Det sker bare på en anden måde, f.eks. gennem interne sociale medier og digitale værktøjer. Men det er klart, at et fysisk skulderklap, du giver en god kollega for en veludført opgave, virker mere nærværende end et virtuelt skulderklap, selv om anderkendelsen egentlig er den samme." 

Hvad er dit bedste råd/tips/tricks til at opretholde gejsten og produktiviteten?

"Det er afgørende at holde en tæt dialog med kolleger gennem online møder, emails og opkald. Vores afdelingsledere er i daglig kontakt med samtlige af deres kolleger i afdelingen – både for at planlægge det daglige arbejde, men også for at høre, hvordan det går. Afdelinger har også aftalt at sende videohilsner til hinanden. Løbende feedback er også en rigtig god måde at opretholde gejsten på.

Vi har også skruet op for den interne kommunikation og vores managing partner giver daglige opdateringer til hele firmaet. Vi gør brug af vores interne kommunikationsplatforme og digitale værktøjer, som vi i øjeblikket også anvender til at gennemføre onlinekurser og -træning for vores medarbejdere.

Videndeling er også helt centralt i en situation som denne. Både internt og eksternt. Vi nedsatte i sidste uge en COVID-19-task force, som tæller specialister fra alle vores specialeområder. Vi følger nøje udviklingen og myndighedernes anbefalinger, og som juridisk videnhus holder vi via nyhedsbreve løbende vores klienter og danske virksomheder opdateret om de juridiske aspekter affødt af coronasituationen. Udover en intensiv nyhedsproduktion, der giver et juridisk perspektiv på den alvorlige coronasituation, har vi også etableret en gratis hotline om IT & Outsourcing, som virksomheder kan skrive til i forhold til COVID-19-relaterede spørgsmål."

Grundet den specielle situation har mange advokathuse forståeligt ikke haft mulighed for at besvare vores henvendelser.